Contexto

Trina Solar es una multinacional líder en el sector fotovoltaico con presencia en Asia, Europa y América y con más de 19.000 empleados. Fundada en 1.997, su rápido crecimiento le ha valido para estar entre las 100 empresas de la lista de Fortune con un crecimiento más rápido, y desde 2.006 aparece en la Bolsa de Nueva York (NYSE).

Esta rápida expansión requería de una gestión documental homogeneizada que permitiera la gestión de los proyectos a nivel multinacional, cubriendo todo el ciclo de vida de desarrollo de proyectos solares, desde su diseño hasta la operación y mantenimiento.

Retos

A la hora de implantar una solución adecuada había que tener en cuenta diversos factores muy importantes para la compañía. Por un lado, la gestión debía adaptarse por completo al ciclo de vida de los proyectos del sector, e incluir dentro del ciclo de vida de la gestión documental, no solo al personal de Trina Solar, sino también a los clientes y proveedores de cada proyecto.

Además, la herramienta debía adaptarse al idioma local de cada oficina, incluyendo idiomas como el chino o el árabe.

Por otro lado, el proyecto incluía el reto de migrar más de 1 TB de documentación correspondiente a proyectos en curso o ya ejecutados, y que se gestionaba a través de directorios compartidos, lo que dificultaba aún más el control de la seguridad de acceso por parte de IT.

La solución

Muchas de empresas apuestan por soluciones comerciales especializadas en el tipo de proyectos del sector que, si bien se adaptan al ciclo de vida de sus proyectos, conllevan un alto coste en licencias, parametrización y mantenimiento.

ITERIAM plantea una plataforma de gestión documental completamente adaptada a la gestión de proyectos del sector fotovoltaico basada en las herramientas de Microsoft 365 en la nube.

Esto permite un importante ahorro de costes, ya que se aprovechan las licencias de Microsoft 365 ya adquiridas por Trina Solar para toda la compañía, en lugar de la adquisición de otra herramienta de coste más elevado.

Esta plataforma permite aprovechar la potencia de Microsoft 365 en distintos ámbitos para la gestión documental:

• Acceso global garantizado, y seguridad de acceso centralizada en Azure Active Directory, incluyendo la gestión de usuarios externos como clientes (proveedores y clientes).
• Políticas de seguridad y cumplimiento en relación a la visualización y descarga de archivos.
• Capacidad de almacenamiento disponible, gestión de backups y recuperación de datos.
• Disponibilidad de las aplicaciones en todos los idiomas, en función de la localización del usuario.
• Implementación de flujos automatizados y tareas pendientes sobre Power Automate.
• Interfaz web sobre SharePoint, haciendo uso de Hubs, sitios de proyecto, taxonomías, y componentes SPFx.

ITERIAM desarrolla una solución parametrizable mediante ficheros de configuración que permiten la configuración de cada proyecto en función de sus particularidades: grupos de seguridad, anexo J, usuarios internos y externos, estructura documental, flujos de aprobación disponibles, matriz de aprobación por tipo documental y carpeta, etc.

Para evitar un mantenimiento continuo, se desarrolla una máquina de estados sobre Power Automate, que se encarga de la gestión de estados de los flujos de aprobación de los documentos, en función del flujo configurado para tipo documental y los grupos de usuarios que participan en cada una de las etapas de aprobación.

A partir de un flujo único de aprobación, y en función de la matriz de aprobación definida en el proyecto, se gestiona el ciclo de vida de todo documento, pudiendo configurar una aprobación solidaria o conjunta, el envío del Transmittal y la copia del documento final a una nueva ubicación al ser aprobado. Además, permite incluir a proveedores y clientes en cualquier etapa del flujo de aprobación.

Por último, se automatizan tareas como la creación de nuevos sitios de proyecto con la estructura y configuración adecuada, la carga de documentación ya existente, y la gestión y restauración de la seguridad a través de grupos, lo que permite devolver el control del sistema a IT.

Resultados

En primer lugar, Trina Solar dispone en poco tiempo de un sistema de gestión documental homogéneo, flexible a las particularidades de cada proyecto y adaptado a todos los idiomas de la compañía, sin ningún coste adicional de licencias y mantenimiento.

Además, simplifica la gestión por IT, no solo a nivel de seguridad y la automatización de procesos documentales, sino también en cuanto a gestión y mantenimiento de la infraestructura y hardware asociado.

Por último, la solución planteada no requiere de mantenimientos posteriores si se desean realizar posibles modificaciones en los flujos o estructura de proyectos, lo que permite a los gestores documentales adaptarse a las necesidades locales de cada país, sin necesidad de nuevos desarrollos ni la intervención de IT.